당신의 하루는 어디에 쓰이고 있습니까? AI로 되찾는 하루 1시간

노무사 동료들에게도, 다른 일을 하는 분들에게도 꼭 드리고 싶은 말이 있습니다. 자신의 하루를 어디에 쓰고 있는지, 한 번만 제대로 들여다보셨으면 합니다.

아침에 출근하는 시간부터 떠올려 보십시오. 사무실에 도착해서 무엇부터 할지 고민하는 시간, 점심을 먹고 다음 일정을 기다리는 시간, 거래처로 이동하는 시간이 있습니다. 노무사라면 노동청 조사에 동행하거나 노동위원회 심문회의에 참석하기 위해 길 위에서 보내는 시간도 적지 않습니다. 출장을 마치고 돌아오는 시간, 다시 퇴근하는 시간까지 있습니다.

그 시간들을 모두 더하면 하루에 얼마나 될까요?

막연하게 “바쁘다”고 느끼는 것과, 내 시간이 실제로 어디에 쓰이는지 아는 것은 꽤 다릅니다. 일주일만 적어 보아도 평소에는 보이지 않던 시간이 드러납니다. 그중 각자가 업무에 쓰기로 한 시간을 어떻게 활용할지 살펴보자는 이야기입니다.

사무실에 돌아와서 시작해야만 하는 일일까요?

대중교통으로 이동하거나 약속을 기다리는 동안, 사무실에 돌아가기 전에 일을 진척시킬 방법이 있습니다. 휴대폰에서 사무실 컴퓨터에 원격으로 접속하고, AI에 일을 맡길 환경을 갖췄다고 가정해 보겠습니다.

“오늘 상담 메모를 바탕으로 쟁점을 나누고, 추가로 확인할 질문을 정리해 줘.”

“이번 강의에서 다룰 내용을 목차로 잡아 줘. 내가 준 자료를 기준으로 빠진 부분도 표시해 줘.”

이런 지시를 보내 놓고, 도착해서 초안을 검토하는 겁니다. 기다리는 동안 목차를 고치거나 다음 작업을 지시할 수도 있습니다. 사무실 의자에 앉았을 때 이미 일이 어느 정도 진행되어 있는 셈입니다. 업무 자료는 사용하려는 서비스에 전달해도 되는 범위를 먼저 확인해야 합니다.

같은 시간에 유튜브를 보거나 음악을 들을 수도 있습니다. 쉬고 싶어서 선택한 시간이라면 충분히 의미가 있습니다. 다만 별생각 없이 화면을 넘기다가 한 시간이 지나갔다면, 내가 원했던 사용 방식인지 돌아볼 만합니다. 휴식을 선택하는 일과 무심코 시간을 보내는 일을 스스로 구분해 보십시오.

직원에게 출퇴근이나 점심 휴식시간에도 일하라는 뜻은 아닙니다. 각자가 업무에 쓰기로 한 시간의 활용 방법을 넓히자는 것입니다. 여기서 원격 접속을 예로 드는 상황은 대중교통 이동이나 안전하게 머무르는 대기시간이며, 직접 운전하는 동안에는 휴대폰을 조작하지 않습니다.

컴퓨터 앞에서는 무엇을 반복하고 있습니까?

이동 시간을 활용하는 것만 생각하면 절반만 본 것입니다. 정작 컴퓨터 앞에서 일하는 방식에도 줄일 시간이 있습니다. 지난번에 썼던 문서를 또 찾고, 같은 내용을 다시 입력하고, 형식을 맞추느라 시간을 보냅니다.

일을 시작하기 전에 순서를 정하는 데 오래 걸리기도 합니다. 그때마다 처음부터 다시 하는 작업이 얼마나 되는지 살펴보십시오. 자주 쓰는 서식을 정리해 두면 초안을 만들 때 참고할 기준이 생깁니다. 상담 메모의 정리 방식과 검토 항목을 정해 놓으면 AI에 같은 설명을 되풀이할 일도 줄어듭니다.

서로 의존하지 않는 작업이라면 하나가 끝날 때까지 기다리지 않고 AI를 활용해 함께 진행해 볼 수 있습니다. 앞선 조사 결과가 필요한 초안은 그 결과를 받은 뒤 작성하고, 독립적으로 할 일만 나누어 맡기는 겁니다. 여러 결과물을 받았다면 마지막에는 사람이 내용을 맞추고 검토해야 합니다.

AI에 역할을 나누어 맡기는 운영 방식은 코딩하는 노무사는 AI를 직원처럼 운영합니다에도 정리했습니다. 이렇게 확보한 시간은 사람이 판단해야 할 쟁점을 검토하고, 의뢰인의 이야기를 더 듣는 데 쓸 수 있습니다. 퇴근이 늦어지는 날을 줄이는 데 써도 좋습니다.

하루 1시간은 조직에서 얼마나 커질까요?

직원의 경우에는 정해진 업무시간 안에서 반복 작업을 줄여, 검토와 수정까지 마친 뒤 실제로 하루 1시간을 아낀다고 가정해 보겠습니다. 이를 한 주와 한 달로 늘리고, 직원 수만큼 곱해 보면 다음과 같습니다.

회사마다 근무일수가 다르므로, 위 표는 월 21~22일을 같은 조건으로 12개월 적용한 계산 예시입니다. 주간 계산은 주 5근무일을 별도로 가정했습니다. 실제 절감량을 측정한 실적이나 법정 근무일수에 관한 설명은 아닙니다.

조직 전체를 계산하려면 각 사람이 실제로 그만큼 시간을 아꼈다는 조건도 충족해야 합니다. 단순히 AI를 설치한 직원 수를 곱하는 계산이 아닙니다. 그 조건을 확인하고 나면, 하루의 작은 차이를 왜 그냥 지나치기 어려운지 숫자로 볼 수 있습니다.

정말 줄어든 시간은 어떻게 확인하나요?

여기서 말하는 하루 1시간은 초안을 빨리 받은 시간만을 뜻하지 않습니다. AI에 지시하고 기다리는 과정과 결과를 확인하고 고치는 시간을 모두 포함해, 같은 수준의 결과물을 완성하는 데 실제로 줄어든 시간입니다.

기존 방식으로 완성하는 데 든 전체 시간과, AI를 쓴 뒤 완성하는 데 든 전체 시간을 비교해야 합니다. 초안은 빨리 나왔어도 수정이 오래 걸렸다면 그 시간을 빼놓아서는 안 됩니다. 여러 작업을 병렬로 진행했더라도 사람이 실제로 쓴 시간과 결과물이 완성된 시점을 구분해 기록하면 판단이 쉬워집니다.

이동 중에 미리 진행한 분량과 실제 절감시간도 따로 보아야 합니다. 사무실에서 할 일을 대기 중에 미리 했다는 이유만으로 그 업무의 총 소요시간이 줄었다고 볼 수는 없습니다. 같은 일을 이동 중에 처리한 시간과 사무실에서 아낀 시간으로 각각 더하면 중복 계산이 됩니다.

휴대폰으로 지시했다고 그 시간이 그대로 절약되는 것은 아닙니다. 그래도 사무실에 돌아와 빈 문서부터 열던 과정은 달라집니다. 미리 시작해서 마감에 여유가 생겼는지, 전체 작업시간도 줄었는지를 각각 확인해 보십시오.

오늘 어떤 업무부터 바꿔 보겠습니까?

오늘 하루의 시간을 적고, 가장 자주 반복하는 업무 하나부터 처리 방식을 바꿔 보십시오. 원격 접속 환경과 AI 도구를 마련했다는 사실보다, 내가 맡긴 일을 끝까지 완성해 보고 전후 차이를 확인하는 일이 먼저입니다.

저는 이 차이를 그냥 지나치기 어렵습니다. 매일 시간이 부족하다고 하면서, 같은 일을 더 빠르게 처리할 방법을 한 번도 시험하지 않는다면 너무 아깝지 않습니까? 할 수 있는 방법이 있는데도 기존 방식만 고집할 이유가 있는지, 자기 업무 하나를 놓고 확인해 보셨으면 합니다.

내 하루를 어디에 쓸지는 결국 내가 정해야 합니다. 음악을 듣고 쉬는 시간도 내가 선택하고, 일을 끝내는 방식도 내가 선택할 수 있어야 합니다. AI와 원격 업무를 익히는 일은 그 선택의 폭을 넓혀 줍니다.

지금보다 시간을 아낄 방법이 있다면, 직접 확인해 볼 이유는 충분하지 않겠습니까?

한동노무법인 박실로 노무사